Kanban Cakes - Como Explicar Kanban de Forma Práctica

Kanban es un método para visualizar y optimizar el flujo de producción en cualquier industria. Con esta dinámica podemos facilitar una simulación que permite verlo en acción!

Contexto

El ejercicio consiste en simular el proceso funcionamiento de una repostería, produciendo tortas a pedido. Se trabaja en iteraciones cortas, se observan las métricas y se proponen mejoras del proceso para la siguiente iteración.

Realizamos este ejercicio en las Jornadas Nacionales de Metodologías Ágiles 2016 y en Lean Fest Nights del mismo año.

En este post explico la dinámica en detalle y comparto los materiales para reproducirlo libremente  workshops o trainings.

Para este artículo se asume que se conocen por lo menos las bases de Kanban.

Preparación y Requisitos

Se requiere de una pared libre de dos o tres metros de ancho, disponible para utilizar y espacio libre para moverse delante de ella. 100 post-its (sticky notes), cinta de papel de color e imprimir las imágenes.

La preparación consiste en pegar dicha pared la Cadena de Valor (Value Stream) de la repostería, marcar los límites de nuestro sistema y trazar un tablero Kanban básico.

Para la simulación vamos a establecer un rango de tiempo en segundos que demora ejecutar cada una de las etapas del trabajo de producción de una torta. Por ejemplo: Batido (5-10”) nos dice que el batido demora como mínimo 10 segundos y como máximo 15 segundos. La persona participando debe contar los segundos y decidir cuando la tarea está terminada, dentro del rango establecido.

Esta forma de trabajo, donde cada persona debe contar dentro de un rango de segundos le agrega a la simulación cierta aleatoridad.

Formato 3 x 3 x 3:

Un formato posible de duración de la Simulación consiste en 3 iteraciones. Cada una se compone de 3 minutos de simulación y 3 minutos de retrospectiva. Así la duración es de 3 x 3 x 3 = 27 minutos + tiempos de introducción al ejercicio y conclusiones, se podría extender a 45 - 60 minutos)

En cada iteración, un grupo de personas participa en la simulación mientras el resto observa de manera activa como fluye el trabajo para luego participar con aportando sus comentarios.

Rotación: Al cambiar de iteración, puede pasar otro grupo de personas al tablero.

Nota: no confundir iteración con Sprints (de Scrum). En Kanban el flujo es continuo. En este ejercicio nos referimos a iteraciones de la simulación.

Iteración 1:

Cada persona queda asignada a una etapa del proceso: Una haciendo el batido, una haciendo el horneado, etc). Otras personas "del público" van pasando y haciendo “Pedidos”. Hacer un pedido es pegar un post-it en la columna Pedidos. Cada persona cuenta la cantidad de segundos que demora su etapa y pasa el post-it a la siguiente etapa.

Los tiempos establecidos llevan a que se genere un cuello de botella en el Decorado, mientras que el Empaque (packaging) estará ocioso la mayor parte del tiempo.

Métricas:

El Thoughput es la cantidad de pedidos entregados. Para esto se cuentan los post-its entegrados al final de la iteración. Cuanto más pedidos entregados más productividad.

El Work In Progress es la cantidad de pedidos que ingresaron al sistema y todavía no se entregaron. Para esto se cuentan cuantos post-its hay en el tablero Kanban. Cuanto más post-its mayores son los costos operativos y menor es la eficiencia del sistema.

Retrospectiva: en la retrospectiva preguntamos qué se observó y que conclusiones hay. Se debería notar que la persona en Packaging estuvo ociosa y la persona en Decorado tiene mucho trabajo sobre la mesa. Explorar posibles soluciones.

El primer aprendizaje aquí, es que una etapa NO es un departamento o una persona separada, sino que es el flujo por el que el producto (la torta) va pasando y evolucionando. Por lo tanto cualquiera podría ayudar donde el flujo está atascado. La persona en Packaging podría ayudar a la persona en Decorado.

Naturalmente las personas podrían sugerir incrementar la capacidad, es decir contratar más personas para trabajar donde está el cuello de botella, sin embargo, esto debería ser el último recurso. En este caso logramos eliminar el cuello de botella con la misma cantidad de personas, permitiendo que cualquiera puede ayudar a otro cuando hay un cuello de botellas. Así, la persona en Packaging si está ociosa ayuda en el Decorado.

La cantidad de post-its en “Delivery” es la cantidad de tortas que se pudieron producir por este sistema (conocido como “throughput” en lenguaje Lean). A mayor cantidad más productividad.  Además la cantidad de post-its en el resto de las columnas del sistema es la cantidad de trabajo en progreso total (a menos número mayor eficiencia). Es útil contar cuantos post-it hay en cada iteración (Terminados y En Progreso) para obtener conclusiones.

Iteración 2:

Para la segunda iteración, además del cambio mencionado vamos a introducir el concepto de “pull”, y para demostrarlo vamos a dividir cada columna en dos (En curso y Hecho). La persona toma el trabajo de la columna “hecho” de la etapa anterior cuando tiene capacidad, en lugar de recibir el trabajo directamente en su columna. De esta manera se puede ver el tamaño del buffer (cola) en cada momento y la cantidad de trabajo en progreso (por el momento es una sola torta por vez).

Tener en cuenta siempre, que las personas que no están participando deben observar analíticamente el flujo de post-its y comentar sus conclusiones. En cada iteración, rotar a las personas para que todos puedan participar y todos puedan observar.


Retrospectiva:En esta iteración se debe lograr mayor cantidad de post-it en delivery (throughput), eliminar el cuello de botellas y menor cantidad de post-its en progreso en el sistema.

Iteración 3:

Ahora, vamos a introducir el concepto de limitar la cantidad de trabajo en progreso por cada etapa. El límite sugerido es dos por persona. Y también limitar la cantidad de Pedidos para procesar.

Otro concepto a incorporar es el “Bloqueo / Impedimento”. Una persona se va a dedicar a poner bloqueos. Un bloqueo puede por ejemplo, que se rompió la máquina, que nos quedamos sin huevos para el batido, etc. Se representa con un post-it de otro color sobre el post-it del trabajo. Un bloqueo solo puede ser desbloqueado pidiendo ayuda a otra persona, que debe venir y quitar el bloqueo. Además debe tomarse 10 segundos para desbloquear.

Retrospectiva:

Naturalmente, cuando una tarea está bloqueada, la dejamos ahí y comenzamos a trabajar en una nueva. Sin embargo, la restricción de WIP (Work in Progress) nos fuerza a pedir ayuda y desbloquear el trabajo, haciendo que el trabajo fluya.

Tips: Conviene que participen personas con menor experiencia en Kanban, para que la simulación no se vea influenciada por los conocimientos de los participantes.

Conclusión:

Cerrar el ejercicio con una conclusión generada por el grupo en base a la experiencia. Basarse en los Principios de Kanban y el foco en entregar valor al cliente.

Agradecimientos a @julibetancur por las ilustraciones! @jolycent y @lamothe30 por las fotos y a @bastianhell por ayudarme en la facilitación!

#KanbanCakes

Descargar las Imágenes

Si querés ponerlo en práctica, podés descargar e imprimir las imágenes originales, ilustradas por  @julibetancur  para este taller.

Si lo utilizas, no olvides Twitear alguna foto con el hashtag #KanbanCakes y si tienes feedback para mejorar la actividad, te agradeceré que me cuentes.

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Damián Buonamico